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Documento físico X documento digital: saiba quais as diferenças e como elas impactam no seu dia a dia
Entenda os principais pontos de diferença entre o documento físico e o digital e de que forma utilizá-los adequadamente na sua empresa
A rotina de uma empresa é composta por diversas atividades que precisam ser realizadas de forma minuciosa para que tudo esteja em ordem.
Ou seja, é preciso se atentar aos processos, satisfação dos clientes, concorrência, tendências do mercado e novas tecnologias que vão surgindo e modernizando a forma de gerir um negócio.
Neste cenário, os documentos digitais se fazem presentes como um recurso de extrema importância, portanto, é essencial entender como funcionam no que se diferenciam dos documentos físicos e de que forma impactam a sua rotina.
Documento físico x documento digital: quais as principais diferenças?
Com o avanço tecnológico, cada vez mais processos têm sido automatizados e diversos documentos têm sido digitalizados, como forma de economizar tempo, recursos e diminuir as agressões ao meio ambiente.
Dessa forma, é de conhecimento comum a diferença nítida entre um documento que é físico e o que é digital, entretanto, você já pensou em quais são as principais diferenças geradas no dia a dia da sua empresa?
Para evidenciar isso, vamos falar sobre cada possibilidade de forma individual.
Documento físico
Quando falamos do documento físico, trata-se de algo mais tradicional e presente principalmente em empresas com mais anos de mercado.
Afinal, por muito tempo, notas fiscais, relatórios e tantos outros aspectos eram apenas físicos.
Entretanto, este tipo de documento gera:
- Impacto ambiental negativo;
- Acúmulo de papéis;
- Dificuldade de armazenamento;
- Custos com impressora, papel, tintas e afins;
- Risco maior de perda de documentos; entre outros pontos.
Sendo assim, por mais que ainda seja utilizado em algumas situações, a migração para o documento digital tende a ganhar cada vez mais força facilitando nos processos da empresa.
Documento digital
Já o documento digital proporciona muito mais facilidade e já é muito mais utilizado do que o documento físico em novas empresas, Startups e afins.
Isso porque proporciona diversas facilidades, vantagens e soluciona os problemas que evidenciamos anteriormente sobre os documentos físicos.
Por meio do documento digital, é possível:
- Diminuir o impacto ambiental;
- Armazenar na nuvem;
- Enviar documentos de forma mais ágil e rápida;
- Diminuir custos;
- Menor risco de perda de documentos; entre outros.
Devido a tudo isso, até mesmo órgãos como a Receita Federal têm investido cada vez mais nos recursos digitais para entrega de obrigações.
Entenda o impacto no seu dia a dia
Agora que já demos um panorama geral sobre documento físico x documento digital, vamos evidenciar o impacto no seu dia a dia.
Com os pontos que mencionamos, é possível perceber que o documento digital proporciona muito mais facilidade, porém, é preciso ter as ferramentas necessárias para utilizar este recurso.
Isso inclui sistemas, bons computadores, nuvem para armazenamento, certificado digital, entre outros.
Conte com quem pode te auxiliar!
Para fazer uso de recursos que podem solucionar problemas e facilitar a sua rotina, é crucial ter o suporte de quem pode te auxiliar.
Afinal, ainda que os documentos digitais estejam ganhando cada vez mais espaço em relação aos físicos e representem uma grande facilidade, ainda é preciso ter muita atenção com cada detalhe, especialmente no que diz respeito ao cumprimento de obrigações fiscais.
Mas não se preocupe, pois você pode contar conosco para te auxiliar com tudo isto! Basta entrar em contato conosco pelo ícone do WhatsApp agora mesmo!
Fonte: Abrir Empresa Simples
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